KSL oder Excel – welche Stückliste Ihr Werk verlangt

Die Ausgangslage

Zu jeder Betriebsmitteldokumentation gehört eine Stückliste. Für ihre Form gibt es im Volkswagen-Konzern zwei zulässige Wege: das konzerneigene KSL-Programm oder MS Excel auf Basis einer verbindlichen Vorlage des Auftraggebers.

Was viele Zulieferer überrascht: Sie haben keine Wahl. Welches Format gilt, hängt vom Aufstellort ab. An mehreren Standorten ist ausschließlich KSL zulässig, an anderen ausschließlich Excel, und an wieder anderen sind beide Wege möglich. Eine Excel-Stückliste an ein Werk zu liefern, das KSL verlangt, führt zuverlässig zur Zurückweisung – unabhängig davon, wie sorgfältig sie erstellt wurde.

Was das praktisch bedeutet

Klären Sie das Format, bevor Sie mit der Stückliste anfangen. Nicht danach. Eine fertige Excel-Liste nachträglich ins KSL zu übertragen ist möglich, aber es ist zusätzliche Arbeit, die sich vermeiden lässt.

Verlassen Sie sich nicht auf das letzte Projekt. Wenn Sie im Vorjahr an einen anderen Standort geliefert haben, kann für das aktuelle Projekt etwas anderes gelten.

Prüfen Sie den aktuellen Stand des Lastenhefts. Die Zuordnung von Werk zu Format steht dort, und sie ist nicht in Stein gemeißelt.

Warum KSL als lästig gilt

Das KSL-Programm wird von der Lieferantenplattform geladen und lokal bedient. Die Erfassung läuft positionsweise: Für jede Zeile werden Benennung, Werkstoff, Abmessung, Bestellnummer, Zusatztext und Stückzahlen einzeln in die Maske eingetragen. Bei einer überschaubaren Baugruppe ist das eine Stunde. Bei einer Anlage mit dreistelliger Positionszahl ist es ein Arbeitstag – für jemanden, der eigentlich konstruiert.

Es existiert eine XML-Schnittstelle, mit der sich Daten importieren lassen. Sie ist kostenpflichtig und ohne belastbare Dokumentation nur schwer produktiv zu nutzen. Für einen einmaligen Bedarf lohnt die Einarbeitung in aller Regel nicht.

Worauf Sie bei beiden Formaten achten müssen

Unabhängig vom Format gilt die Forderung nach Durchgängigkeit: Positionsnummern müssen von der Zeichnung bis in die Stückliste durchgehalten werden, und zwischen Modell und Stückliste muss über die Positionsnummer oder die Hersteller-Bestellnummer eine eindeutige Zuordnung bestehen. Erfahrungsgemäß entstehen hier die meisten Beanstandungen – nicht an exotischen Sonderfällen, sondern an Positionen, die im Verlauf des Projekts umnummeriert wurden.

Aus der Praxis

Wenn Sie an einen Standort liefern, der KSL verlangt, und im Haus niemand Routine damit hat, lohnt die Rechnung: Ein Arbeitstag einer Fachkraft gegen die Kosten, die Übernahme extern machen zu lassen. Wir übernehmen bestehende Excel-Stücklisten nach KSL, und weil die wiederkehrenden Schritte bei uns automatisiert laufen, ist das schneller und günstiger als die Handarbeit im eigenen Haus.

Mehr dazu auf unserer Seite zu KSL-Stücklisten

Diese Zusammenfassung ersetzt nicht die Prüfung des jeweils gültigen Lastenhefts. Maßgeblich ist immer der Stand, der für Ihren Auftrag gilt. Im Zweifel fragen Sie uns – die Einschätzung kostet Sie nichts.